Les données sont de nos jours considérées comme le moteur de la relation client et de tout projet marketing. De nombreuses entreprises investissent dans des solutions de gestion, mais ont du mal à trouver la qualité qu’elles recherchent. Pourquoi la saisie de données est réellement importante, et quel est l’intérêt de l’externaliser ?
Qualité des données : une responsabilité collective
En déployant une stratégie d’amélioration de données, une entreprise doit parallèlement mettre en place une culture à laquelle l’ensemble des collaborateurs doit être sensibilisé. Mais en amont, il convient d’identifier les sources potentielles d’erreur de saisie données. La question est par exemple de savoir comment les données sont collectées et traitées, comment elles sont nettoyées puis saisies, comment sont-elles gérées en interne ou encore qui a accès à quelles données. Les collaborateurs seront alors à même de comprendre l’importance et l’avantage de la démarche : les pertes de temps inutiles et énervantes sont réduites, les ressaisies de correction limitées, la productivité améliorée pour tous les services : logistique, marketing, comptabilité, commercial…
Force est de constater que de très nombreux outils de saisie de données et de contrôle de données sont disponibles sur le marché. Ces outils proposent généralement des interfaces modernes et intuitives, ce qui permet d’automatiser les tâches de nettoyage et de bonification. A l’aide de ces outils, on peut détecter les données invalides tout en orientant les utilisateurs vers des actions de correction. L’évaluation de la qualité de données se fait très rapidement, et ce sans besoin de code. Il en est de même pour la conformité des données par rapport aux normes. C’est d’autant plus important que les données peuvent être de nature très diverses : monétaire, numérique, date et heure, formules, caractère ou texte… Mais il y a un frein non négligeable à l’utilisation de ces outils : ils peuvent avoir des licences onéreuses et nécessiter l’investissement dans des machines coûteuses, ainsi qu’au recrutement d’employés supplémentaires.
Les avantages de l’externalisation de la saisie de données
La saisie de données externalisée permet à une entreprise de se concentrer sur ses activités principales et ainsi rester compétitive se tailler une meilleure part de marché. Concrètement, les activités les plus primordiales sont effectuées en interne, tandis que celles qui sont secondaires telles que la constitution de base de données, le traitement des coupons, des cartes de fidélité ou encore la gestion du back-office sont confiés à une agence spécialisée. Ce prestataire peut également prendre en charge le traitement de texte, l’intégration de contenus web, le traitement des images, la transcription audio, la qualification de fichiers ou encore la gestion des emails.
Faire appel à une agence de saisie de données permet aussi de faire davantage d’économies. En effet, cela évite de s’équiper d’outils et de logiciels puissant dont les coûts d’acquisition peuvent plomber la trésorerie. Le recrutement de personnel supplémentaire ainsi que l’aménagement des espaces qui leur seront dédiés sera également éliminé. Il est à savoir que lorsqu’une entreprise fait appel à une entreprise de saisie de données, elle ne paie qu’un coût fixe en fonction de la taille de la mission qu’elle commande. De plus, bon nombre de prestataires proposent diverses réductions à partir d’un certain volume de documents à traiter. Les charges salariales sont sur le long terme sont aussi réduites, et il est alors possible de mieux contrôler le budget de la société.
Toutefois, il est important de bien choisir l’agence de saisie de données, car les informations qu’on lui confie sont hautement stratégiques et confidentielles. Le respect du secret professionnel est donc primordial. La localisation géographique mérite également une attention particulière. En effet, les entreprises sont tentées de faire le choix d’un prestataire basé dans la même région qu’elles, ce qui est avantageux en raison de la proximité et de la possibilité de faire des rencontres physiques, mais les coûts sont nettement supérieurs que pour une agence implantée au Maghreb ou dans l’Océan Indien.
